Aufgabenbereiche

Gebäudemanagement (GM) bildet den gesamten Leistungsumfang zum Betreiben und Bewirtschaften von Gebäuden ab. In diesem Sinne sind wir vom Dezernat 7 zuständig für alle Gebäude und Flächen in den Liegenschaften der FH Südwestfalen in Hagen, Iserlohn, Lüdenscheid, Meschede und Soest. Unsere Hauptaufgabe ist es, die Gebäude und die Haus-, Sicherheits- und Elektrotechnik sowie die Außenanlagen und Flächen in einem guten, betriebssicheren Zustand zu erhalten und zu optimieren. Wir schaffen so bestmögliche bauliche und technische Rahmenbedingungen sowohl für Lehre und Forschung als auch für die Verwaltung.

Unser Tagesgeschäft umfasst die folgenden Aufgabenbereiche:

Kaufmännisches Gebäudemanagement (KGM)

Im KGM regeln wir alle im Zusammenhang mit den FH-Liegenschaften vertraglichen Belange und fungieren als Schnittstelle zum Bau- und Liegenschaftsbetrieb NRW als Eigentümer der Liegenschaften, zu externen Vermietern und zum Studierendenwerk Dortmund. In dieser Funktion sind wir involviert in der baulichen und flächenbezogenen Hochschulentwicklung im Rahmen der strategischen Planung, der Koordination von Maßnahmen sowie der finanziellen und vertraglichen Abwicklung. Darüber hinaus managen wir Raumvermietungen für externe Veranstaltungen. Außerdem erstellen und überwachen wir den Plan über die Bewirtschaftungskosten der einzelnen Liegenschaften.

Aufgaben, die wir im Rahmen des KGM bearbeiten

Budgetierung und Controlling: Planen, Erstellung und Überwachung von Wirtschaftsplänen sowie Ausgabencontrolling

Beschaffung

  • Beschaffungsvorbereitung und Beschaffung (Wertgrenzen abhängig) für Dienstleistungen und Materialien für das Gebäudemanagement
  • Vorbereitung von Vertragsangelegenheiten zu den Energielieferverträgen

Vermietung und Veranstaltungsmanagement

  • Raumvermietung
  • Bearbeitung von Raumanfragen für Veranstaltungen (extern)
  • Bearbeitung der Mietverträge, Rechnungsbearbeitung

Anmietungen und Nebenkosten

  • Erfassung und Abrechnung von Nebenkosten (z.B. Mensa und Vermietungen)
  • Statistiken zum Medienverbrauch (Wärme, Strom, Wasser usw.)
  • Abwicklungen von Grundsteuern
  • Suchen, Prüfen und Herrichten von Anmietungen

Interner und externer Benchmark der Kosten des Facility-Managements (FM)

Bauliches Gebäudemanagement (BGM)

Im Rahmen des BGM wirken wir mit bei der Planung und Umsetzung von baulichen Maßnahmen. Als Dezernat 7 sind wir die Schnittstelle zwischen Nutzer, Vermieter und den am Bau/Umbau beteiligten Unternehmen.

Unsere Aufgaben im BGM

Mitwirkung bei der Planung und Umsetzung von baulichen Maßnahmen (Einzelbaumaßnahmen, große Umbaumaßnahmen)

  • Ermittlung von Nutzeranforderungen
  • Bearbeitung/Recherche von Nutzeranfragen hinsichtlich technischer Umsetzbarkeit und gesetzlicher Vorschriften
  • Definition der Maßnahmen, Erarbeiten von Lösungsvorschlägen
  • Kostenschätzungen, Ortstermine, Angebotseinholungen und Beschaffungsanträge
  • Abwicklung berufungsbezogener Baumaßnahmen mit dem Vermieter

Bauunterhaltung

  • Bauliche Unterhaltung im Zusammenwirken mit dem Vermieter
  • Kleinere Umbauten

Infrastrukturelles Gebäudemanagement (IGM)

Das IGM umfasst alle gebäudebezogene Dienstleistungen, die wir zum Teil selbst erbringen oder in Zusammenarbeit mit beauftragten Unternehmen.

Spektrum der gebäudebezogenen Dienstleistungen im IGM

Organisation der Öffnung und Schließung der Gebäude

Versorgung mit Strom, Wasser, Heizung

  • Überwachung der versorgungstechnischen Einrichtungen
  • Buchhalterische Abwicklung der Rechnungen

Gebäudereinigung (Unterhaltsreinigung und Glasreinigung): Koordinierung Reinigungs- und Pflegedienste

Außenanlagen

  • Pflege der Außenanlagen
  • Führung der Baumkataster
  • Winterdienste
  • Parkplätze - Parkausweisangelegenheiten

Hausmeisterdienste

  • Versorgung der Hörsäle mit Verbrauchsmaterialien
  • Unterstützung bei Material- und Gerätelieferungen / -abholungen
  • Versorgung mit Sanitärmaterialien
  • Kleinere Reparatur- und Montagearbeiten

Wach- und Schließdienste

  • Personaleinsatzplanung Wachdienst
  • Buchhalterische Abwicklung der Wachdienstleitungen

Entsorgung (Koordinierung)

  • Anforderung verschiedenster Container, Spot-Abholungen (Leuchtmittel)
  • Buchhalterische Abwicklung Entsorgung
  • Containerbereitstellung, Umladen von Schrott

Schließanlagen

  • Schließpläne entwickeln
  • Pflege der Anlagendaten, Programmierung der Beschläge
  • Schlüsselausgabe und Rücknahme
  • Ersatzbestellungen, kleinere Reparaturarbeiten, Zylinderwechsel

Fernmeldeangelegenheiten

  • Anforderungen von Schaltungen und Reparaturen bei externem Dienstleister
  • Ummeldungen

Raumvermietung an Dritte: Unterstützung bzw. Organisation

Fahrzeugpflege

  • Reinigung und Wartung der Dienstfahrzeuge
  • Pflege, Wartung und Einsatzbereithaltung eigener Fahrzeuge (wie z.B. Trecker, Stapler)

Technisches Gebäudemanagement (TGM)

Das TGM nimmt einen besonderen Stellenwert in unserem Tagesgeschäft ein: Wir betreiben und optimieren die technischen Anlagen und Einrichtungen unter Berücksichtigung von wirtschaftlichen und sicherheitstechnischen Gesichtspunkten, um deren Funktionsfähigkeit sicherzustellen. Wir koordinieren und betreuen sämtliche Wartungen und Prüfungen aller technischen Anlagen im Gebäude. Basis für die Erfüllung dieser komplexen Aufgabe ist zum einen der qualifizierte und engagierte Einsatz unseres Teams. Zum anderen setzen wir dafür die Gebäudeleittechnik und das computergestützte Gebäudeinformationssystem SmartFM ein.

Aufgabenschwerpunkte im Kontext TGM

Anlagenbetrieb

  • Betreiben-, In- und Außerbetriebnahme der technischen Anlagen
  • Beurteilung von Außerbetriebnahmen
  • Einrichten von Kompensationsmaßnahmen

Gebäudeleittechnik

  • Überwachen der Anlagen und Anlagenteile
  • Steuerung der Betriebstechnik

Instandhaltung

  • Wartung, Inspektion, Sachverständigenprüfungen Terminverfolgung, Einweisung und Aufsicht der Fremdfirmen
  • Nachhalten der Wartungsintervalle, Listenführung über Prüfungen, Wartungen und Inspektionen
  • Wartungsverfolgung - mithilfe von SmartFM - über Prüfungen, Wartungen und Inspektionen
  • Aktenführungen zu den Bauteilen und den technischen Anlagen

Instandsetzung

  • Veranlassung und Überwachung der Anlagenreparatur
  • Einweisung und Aufsicht für Fremdfirmen an der technischen Gebäudeausstattung
  • Ausführung von Kleinreparaturen
  • Anfordern von Störbehebungen durch den Vermieter (SMC-Meldungen BLB NRW)
  • Störungsmanagement

Energiemanagement

  • Programmieren der Steuerzeiten in der Gebäudeleittechnik (GLT)
  • Erfassung der Verbrauchsdaten und Erarbeitung von Optimierungsvorschlägen

Sonstiges

  • Mitwirkung und Begleitung von Konzeption, Planung, Ausführung an technischer Gebäudeausstattung
  • Entwicklung von SmartFM 2
  • Standortübergreifende Prozessvereinheitlichung

Unterstützung Innerer Dienstbetrieb

An den einzelnen Standorten unterstützen wir vor Ort den Inneren Dienstbetrieb.

Unsere Aufgaben für den Inneren Dienstbetrieb

Poststelle

  • Post- und Paketannahme und Verteilung
  • Post- und Paketversand

Telefonangelegenheiten / Besetzung Information

  • Telefonzentrale
  • Telefonabrechnung
  • Administration der Telefonanlage
  • Pflege der Telefonverzeichnisse
  • Besetzung Information

Fuhrpark

  • Fahrzeugausgabe
  • Einweisung von Erstnutzern/-nutzerinnen

(Klein)Umzüge / Transportdienste und Unterstützung bei Veranstaltungen

Kopierangelegenheiten

Fundbüro

Sonstiges

  • Ausübung des Hausrechts
  • Regelung ordnungsbehördlicher Angelegenheiten