Groupware

Allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Fachhochschule Südwestfalen steht eine Groupware auf der Basis von Open-Xchange App Suite zur Verfügung.

Hierbei handelt es sich um eine webbasierte Benutzeroberfläche, die intuitiv und mit jedem gängigen Webbrowser vollständig nutzbar ist.

Open-Xchange App Suite ermöglicht das persönliche und gruppenübergreifende Verwalten von Kalendern,Terminen, Kontakten, Aufgaben und dient als E-Mail-Programm.

Zusätzlich lassen sich diese Funktionsbereiche mit anderen Anwendungen und Mobilgeräten synchronisieren.
Dabei unterstützt Open-Xchange die offenen Standardschnittstellen cardDAV/calDAV sowie Microsoft Exchange Active Sync.

Open-Xchange App Suite bildet eine Ergänzung unseres Service-Angebots. Selbstverständlich stehen alle bekannten E-Mail-Dienste sowie der Zugriff darauf (z.B. Thunderbird oder Outlook) unverändert zur Verfügung.

Zugangsdaten

Als Zugangsberechtigung zur Groupware gilt die persönliche FH-Benutzerkennung mit dem dazugehörigen aktuellen Passwort.

Zur Groupware Open-Xchange

https://gwmail.fh-swf.de


Anleitungen

Kurzbeschreibung- Einstieg in Open-Xchange

Ausführliches Benutzerhandbuch des Herstellers:
https://software.open-xchange.com/products/appsuite/doc/OX-App-Suite-User-Guide-German-v7.8.4.pdf

Anbindung und Synchronisation

Android
iOS
MS-Outlook
Thunderbird/Lightning
Windows Phone


FAQ und Empfehlungen

FAQ

Welcher Browser wird für die Nutzung von Open-Xchange App Suite empfohlen?

Open-Xchange App Suite lässt sich mit den meisten Browsern verwenden. Getestet wurde es mit den Browsern Mozilla Firefox, Google Chrome, Internet Explorer, Apple Safari

Wie kann ich Feiertage/Ferien anzeigen lassen?

Sie können einen oder mehrere Feiertags-/Ferienkalender importieren. Die Kalender können Sie hier herunterladen:
https://www.schulferien.org/deutschland/ical/

Ich erhalte bei der Einrichtung meines Android-Gerätes die Meldung, dass die E-Mail-Adresse bereits verwendet wird, was kann ich tun?

Diese Fehlermeldung erscheint, wenn Sie Ihre E-Mails bereits auf dem Mobilgerät (über IMAP) abrufen.
Sie können dann die E-Mail-Adresse an dieser Stelle bspw. mit einem Zusatz versehen (nachname.vorname-gw@fh-swf.de). Das Abrufen der E-Mails ist dann über die E-Mail-App weiterhin möglich. Lesen Sie hierzu bitte den Hinweis unter 5. in der Anleitung für Android-Geräte.
Achten Sie beim Versand von E-Mails dann bitte darauf, dass die richtige Absende-Adresse ausgewählt ist, also ihre eigentliche FH-E-Mail-Adresse.

Wie kann ich meine Kontakte importieren?

Kontakte können als vCard oder CSV-Datei importiert werden.

Wo stelle ich eine Abwesenheitsnotziz ein; im Webmailer oder in der Groupware?

Grundsätzlich kann die Abwesenheitsnotiz in beiden Anwendungen aktiviert werden, wobei eine Aktivierung im Webmailer technisch vorrangig behandelt wird.
Wir empfehlen die Einrichtung in der Groupware, weil hier z.B. ein Zeitraum definiert werden kann.

Empfehlungen

Benutzung der Web-Oberfläche

Es wird empfohlen, das Webinterface der Groupware mit einem beliebigen Browser zu nutzen.

Verwendung von E-Mail-Filterregeln

Da es sich bei den Filterregeln um serverbasierte Filter handelt (E-Mails werden direkt auf dem Server nach den angegebenen Kriterien sortiert), sollten diese nur von versierten Nutzern verwendet werden, da hier die Gefahr des Verlustes von E-Mails besteht.

Ansicht HTML-E-Mails

Die Ansicht von HTML-E-Mails ist im Open-Xchange standardmäßig aktiviert. Sie lässt sich in den Einstellungen deaktivieren. Dies entspricht auch der Empfehlung des Herstellers, da HTML-E-Mails und Mails mit aktiven Inhalten unter Umständen ein Sicherheitsrisiko darstellen können (z.B. Phishing). Nachrichten sollten als "Plain-Text" verfasst und aus Sicherheitsgründen auch nur als solche dargestellt werden.

Verwendung öffentlicher Kalender

Das Einrichten öffentlicher Kalender und die damit einhergehende Rechtevergabe für eine Abteilung sollte den Vorgesetzten vorbehalten sein.

Eigene Einträge im globalen Adressbuch

Bei dem globalen Adressbuch handelt es sich um automatisch angelegte Einträge; nur der eigene Eintrag kann vom jeweiligen Nutzer angepasst werden. Die Einträge im globalen Adressbuch sind für alle Nutzer der Groupware sichtbar, daher sollte wohl überlegt sein, welche Informationen hier preisgegeben werden möchten.

Kontakt:

netadmin@fh-swf.de